Как экспедитору подготовиться к переходу на ЭТрН в 2026 году

С 2026 года рынок автомобильных перевозок окончательно переходит на электронный формат транспортных накладных. Для экспедиторов это означает не просто замену бумажного документа цифровым файлом, а изменение всей модели взаимодействия с заказчиком и перевозчиком.

Чтобы переход прошёл без сбоев, важно заранее разобраться в новых требованиях, пересмотреть роли в цепочке поставки и перестроить внутренние процессы.

В материале разберём:

• когда электронные транспортные накладные станут обязательными;
• какие обязанности закрепляются за экспедитором;
• кто указывается грузоотправителем;
• как оформлять ЭТрН при разных сценариях погрузки;
• какие шаги нужно предпринять уже сейчас;
• какие инструменты помогут автоматизировать работу.

Когда электронные транспортные накладные станут обязательными

С 1 сентября 2026 года транспортная накладная оформляется исключительно в электронном виде. Бумажный вариант перестаёт быть основной формой подтверждения перевозки.

Изменения затрагивают не только саму накладную. В цифровой формат переводятся экспедиторские расписки, заказы и заявки на перевозку. По сути, вся документальная часть автомобильной логистики становится частью электронного документооборота.

Законодательные изменения закреплены в Федеральном законе № 140-ФЗ от 07.06.2025, который скорректировал нормы о транспортно-экспедиционной деятельности. Поправки распространяются на всех участников перевозочного процесса — от владельца груза до конечного получателя.

Дополнительно с 1 марта 2026 года экспедиторы обязаны разместить сведения о своей деятельности в профильном реестре уведомлений на платформе ГосЛог. Это усиливает прозрачность рынка и формирует единое цифровое пространство перевозок.

Что меняется для экспедитора

В цифровой модели документооборота экспедитор перестаёт быть «сторонним организатором». Его статус в ЭТрН напрямую зависит от того, принимает ли он груз во владение.

Если груз принимается во владение

Когда экспедитор фактически получает груз от клиента и оформляет экспедиторскую расписку, он берёт на себя ответственность за дальнейшее движение товара.

В этом случае он:

• проверяет груз на предмет запрещённых и ограниченных к обороту объектов;
• несёт ответственность за корректность оформления первичных документов;
• вправе заключать договор перевозки от собственного имени;
• указывается в ЭТрН как грузоотправитель.

Если товар размещается на складе, дополнительно формируется складская расписка.

Если груз во владение не принимается

В этой модели экспедитор выполняет организационную функцию. Он подбирает перевозчика, согласует условия, контролирует исполнение рейса, но не становится владельцем груза.

Тогда:

• грузоотправителем в ЭТрН остаётся заказчик;
• экспедитор не может заключать договор перевозки от своего имени;
• формирование и подписание накладной осуществляет владелец груза.

При этом именно экспедитор чаще всего располагает информацией о маршруте, транспортном средстве и водителе. Поэтому ему необходимо выстроить механизм передачи этих данных заказчику для корректного оформления ЭТрН.

Определение грузоотправителя: ключевой юридический момент

В бумажной практике нередко допускались условные формулировки. В электронном документообороте такие неточности становятся рискованными.

Правило простое:

кто принял груз во владение — тот и отражается грузоотправителем.

Если экспедитор выдал расписку и принял груз под свою ответственность, именно он указывается в первом титуле накладной.

Если груз остаётся у владельца до момента передачи перевозчику, грузоотправителем будет заказчик.

Неверное определение роли может привести к спорам о распределении ответственности при утрате или повреждении груза.

Как оформлять ЭТрН при разных вариантах погрузки

Особое внимание нужно уделить разделу, где фиксируется лицо, осуществляющее погрузку. Именно этот момент подтверждает, кто фактически передал груз перевозчику.

Сценарий 1: экспедитор участвует в погрузке

Экспедитор:

• согласует поручение;
• оформляет расписку;
• контролирует или лично организует погрузку.

В этом случае он становится грузоотправителем и формирует первый титул ЭТрН. У него есть вся необходимая информация: данные о перевозчике, транспортном средстве, водителе, характеристиках груза и пункте назначения.

Сценарий 2: погрузка осуществляется уполномоченным лицом

Экспедитор принял груз во владение, но фактически погрузку выполняет складской оператор или терминал.

Тогда в разделе о погрузке указывается именно это лицо. Однако грузоотправителем по-прежнему остаётся экспедитор.

Сценарий 3: экспедитор не принимает груз

Если экспедитор ограничивается координацией перевозки, он не может быть отражён ни как грузоотправитель, ни как лицо, осуществляющее погрузку.

Формирование ЭТрН ложится на заказчика. При этом без информации от экспедитора корректно заполнить документ зачастую невозможно. Поэтому сторонам необходимо заранее определить порядок обмена сведениями.

Типовые модели распределения ролей

На практике можно выделить три устойчивые схемы:

Модель 1.

Экспедитор принимает груз и отвечает за погрузку.

Грузоотправитель — экспедитор.

Перевозчик — привлечённая транспортная компания.

Модель 2.

Экспедитор принимает груз, но погрузку выполняет склад.

Грузоотправитель — экспедитор.

Лицо погрузки — складской оператор.

Модель 3.

Экспедитор действует как организатор.

Грузоотправитель — заказчик.

Перевозчик — фактический исполнитель рейса.

Во всех случаях правовые отношения между сторонами фиксируются отдельными договорами: экспедиционным и перевозочным.

Практические шаги по подготовке к 2026 году

Чтобы обязательный переход не стал причиной сбоев в работе, компаниям стоит заранее провести организационную подготовку.

1. Проанализировать текущие бизнес-процессы перевозки.
2. Зафиксировать сценарии, в которых принимается груз во владение.
3. Пересмотреть договоры с клиентами и перевозчиками.
4. Обновить внутренние регламенты документооборота.
5. Подключиться к оператору ИС ЭПД.
6. Обеспечить сотрудников квалифицированными электронными подписями.
7. Настроить интеграцию с учётной системой.
8. Провести обучение специалистов логистического отдела.

Важно учитывать, что все участники перевозочной цепочки должны быть подключены к оператору электронного документооборота. При использовании разных операторов обмен осуществляется через механизм роуминга.

Цифровые инструменты для работы с ЭТрН

Для ускорения перехода многие компании выбирают специализированные сервисы электронного документооборота. Один из таких инструментов — сервис «Логистика» от Контур.Диадок.

Решение позволяет:

• формировать и подписывать ЭТрН;
• работать с черновиками и прототипами документов;
• отслеживать статусы подписания в режиме реального времени;
• интегрироваться с 1С, SAP и другими учётными системами;
• обмениваться документами через API.

Функция создания прототипов особенно полезна в сценарии, когда грузоотправителем является заказчик: экспедитор может подготовить документ и передать его на подпись, минимизируя риск ошибок.

Коротко о главном

С сентября 2026 года электронная транспортная накладная становится обязательной для всех участников автомобильных перевозок.

Экспедитор должен чётко определить свою роль в каждом сценарии: принимает ли он груз во владение или выполняет координационную функцию. От этого зависит, кто формирует и подписывает ЭТрН.

Заранее выстроенные процессы, обновлённые регламенты и подключение к оператору электронного документооборота позволят пройти переход без операционных рисков. Компании, которые подготовятся заблаговременно, не только выполнят требования закона, но и повысят управляемость перевозок.