Электронная транспортная накладная (ЭТрН)

В данную накладную входит несколько логически связанных разделов. ЭТрН обязательно содержит четыре основные части (титула), которые подписываются строго по цепочке — от первого к четвертому. На стороне погрузки документ подтверждают отправитель и водитель, на стороне разгрузки — получатель и снова водитель, тем самым замыкая маршрут.​

• В первом титуле расписывается отправитель груза. Здесь указывают участников перевозки, ее условия, данные о водителе и транспортном средстве, характеристики груза и перечень сопроводительных документов.
• Второй титул заполняет перевозчик в момент приёмки груза. В этом разделе он фиксирует факт получения товара и при необходимости может внести комментарии или замечания по погрузке.
• Третий титул оформляет получатель: он отмечает, в каком состоянии и в каком количестве принял товар от перевозчика, и отражает результаты приёмки.
• Четвёртый титул снова подписывает перевозчик уже при сдаче груза получателю, подтверждая завершение перевозки и при желании добавляя претензии или комментарии по выгрузке.

Помимо обязательных разделов, к ЭТрН могут добавляться дополнительные титулы. Пятый и шестой используются для детализации стоимости транспортных услуг и условий расчётов, седьмой — для фиксации переадресации или изменения пункта назначения, восьмой — для оформления смены водителя либо транспортного средства в пути следования. Эти блоки заполняют только тогда, когда в перевозке действительно происходят такие события.

Электронная транспортная накладная применяется, когда перевозка груза осуществляется на коммерческой основе: есть заказчик услуги и есть перевозчик с автотранспортом, выполняющим доставку за плату.

Если компания везёт собственный товар на своих машинах исключительно для внутренних нужд и не выступает перевозчиком для сторонних клиентов, электронную накладную в таком рейсе можно не оформлять.

В базовом сценарии процесс подписания документа выглядит так:

• грузоотправитель формирует электронную накладную в учётной системе или личном кабинете сервиса и заверяет свой титул с помощью КЭП;
• водитель авторизуется в мобильном приложении, принимает рейс и подтверждает факт приёма груза простой электронной подписью прямо с телефона;
• перевозчик заверяет свой раздел документа, тем самым официально принимая на себя обязанность доставить груз;
• после разгрузки грузополучатель сверяет поставку и подтверждает собственный титул квалифицированной ЭП;
• водитель ещё раз подписывает документ простой подписью, фиксируя передачу груза получателю и фактическое завершение рейса;
• менеджер транспортной компании накладывает КЭП на титул перевозчика и окончательно закрывает документооборот по данной ЭТрН.

На каждом шаге подписанный титул вместе с ЭП самостоятельно передаётся через оператора в ГИС ЭПД. В результате все участники процесса получают возможность в любое время зайти в сервис провайдера, просмотреть оригиналы тех накладных, которые они подписывали, выгрузить электронные экземпляры и, при необходимости, сформировать и распечатать бумажную копию для предъявления контролирующим органам или контрагентам.

В ситуации, когда товар отгружается со склада ответственного хранения, в роли грузоотправителя по закону в ЭТрН указывается лицо, которое фактически выполняет погрузку груза в транспортное средство.

Сам склад действует по поручению собственника товара: он оформляет электронную накладную от его имени и в первом титуле вносит реквизиты реального заказчика, который юридически считается грузоотправителем по данной перевозке.

Если один грузовик развозит груз по нескольким адресам, на каждую точку выгрузки нужно оформить отдельную электронную транспортную накладную: для каждой поставки — свой документ с собственным набором титулов.

Когда же автомобиль перевозит партии товаров от разных заказчиков, но едет по одному маршруту от одного грузоотправителя к одному конечному получателю (магистральный участок сборной доставки), допускается оформить одну ЭТрН, в которой перечисляются все грузы и их владельцы в составе единой перевозки

Доступ к данным конкретной накладной, привязанной к автомобилю и водителю, появляется у инспекторов после того, как на этапе погрузки свои титулы подпишут и грузоотправитель, и перевозчик — с этого момента документ фактически вступает в силу для контроля.

После того как грузополучатель и перевозчик оформят и подпишут титулы на выгрузке, связка «транспортное средство – водитель – данная ЭТрН» перестаёт учитываться ГИБДД как активная перевозка; если же имела место частичная приёмка или отказ от груза, информация о накладной снова становится актуальной для инспекторов после того, как перевозчик оформит титул переадресации.