Переход на ЭПД с 2026 года: что нужно сделать уже сейчас

Рынок грузоперевозок вступает в этап обязательной цифровизации. С 2026 года значительная часть перевозочных документов должна оформляться исключительно в электронном виде. Законодательные изменения уже вступили в силу, а у компаний остается ограниченное время, чтобы перестроить внутренние процессы и ИТ-инфраструктуру.

В материале разбираем, кого коснется обязательный ЭПД, какие документы переходят в «цифру», какие риски возникают при неподготовленности и как организовать переход без остановки бизнеса.

Какие изменения закреплены в законе

Федеральный закон № 140-ФЗ внес правки в закон № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» и связанные с ним нормативные акты. Основное нововведение — поэтапный отказ от бумажных перевозочных документов и переход к электронному формату с передачей данных в государственные информационные системы.

Под регулирование попали ключевые процессы логистики:

• оформление заявок на перевозку;
• выпуск транспортных и экспедиторских документов;
• хранение и предоставление сведений контролирующим органам.

Фактически электронный документооборот становится обязательным не только для бухгалтерии, но и для логистов, экспедиторов, водителей и складского персонала.

Кто обязан использовать электронные перевозочные документы

С 1 сентября 2026 года

Все участники перевозочного процесса — грузоотправители, перевозчики, экспедиторы и грузополучатели — обязаны оформлять в электронном виде:

• транспортные накладные;
• заказы-заявки на перевозку;
• авиационные грузовые накладные;
• железнодорожные перевозочные документы;
• экспедиторские и складские документы.

Бумажный формат сохранится только для строго ограниченных случаев. Их перечень позднее утвердит Минтранс, и на практике такие исключения будут применяться редко.

Отдельные требования к экспедиторам

Сентябрь 2025 года

Для экспедиторских компаний вводятся дополнительные обязанности:

• контроль соблюдения требований при перевозке грузов с ограниченным оборотом;
• обязательное хранение договоров транспортной экспедиции не менее трех лет;
• предоставление информации о перевозках по запросу правоохранительных органов.

Если экспедитор не способен обеспечить выполнение этих условий, оказывать услуги он не вправе.

Март 2026 года

Сведения об экспедиторе должны быть внесены в электронный реестр уведомлений, который будет вестись на платформе «ГосЛог».
Действующим участникам рынка необходимо направить уведомление до 1 мая 2026 года.

Ответственность

За отсутствие данных в реестре предусмотрены штрафы:

• для физических лиц — до 5 тыс. рублей;
• для организаций — до 300 тыс. рублей.

Также установлены репутационные ограничения: руководитель бизнеса не должен иметь судимостей за экономические преступления, а компания — повторных нарушений профильного закона.

Электронные экспедиторские документы — только в цифровом виде

С 1 сентября 2026 года экспедиторские и складские расписки, а также поручения экспедитору переходят в статус электронных перевозочных документов. Они подлежат обязательной передаче в ГИС ЭПД.

Форматы документов будет утверждать ФНС совместно с Минтрансом, а правила электронного обмена установит Правительство РФ.

Почему государство делает ЭПД обязательным

Обязательный транспортный ЭДО — часть стратегии цифровой трансформации отрасли. Его цель — сформировать единую цифровую логистическую среду и повысить управляемость перевозок.

Ожидаемый эффект для рынка:

• снижение затрат на оформление и хранение документов;
• ускорение согласований между участниками перевозки;
• прозрачная прослеживаемость грузов;
• защита данных от подделки и утраты.

По планам регуляторов, количество электронных перевозочных документов превысит 500 млн уже в 2026 году и продолжит расти кратно.

Пошаговый план перехода на ЭПД

1. Проведите инвентаризацию документооборота

Определите, какие перевозочные документы используются, кто их оформляет и где возникают задержки.

2. Подключитесь к оператору ЭПД

Обмен ЭПД возможен только через операторов, включенных в перечень ФНС. Важно учитывать, что не все операторы работают с транспортными документами.

3. Выберите модель интеграции

Возможны разные варианты: модуль для 1С, решения для SAP, API-интеграция, коннекторы или веб-интерфейс без доработки учетной системы.

4. Оформите электронные подписи

Для управленческого и офисного персонала потребуется квалифицированная ЭП (КЭП) и машиночитаемая доверенность. Водителям достаточно простой электронной подписи.

5. Оснастите водителей

Нужны мобильные устройства с доступом к интернету для подписания документов на погрузке и выгрузке.

6. Синхронизируйтесь с контрагентами

ЭПД работают только при участии всех сторон. Возможно, потребуется внести изменения в договоры.

7. Зафиксируйте регламенты

Разработайте инструкции и внутренние правила оформления электронных перевозочных документов.

8. Обучите сотрудников

Без обучения персонала цифровизация приведет к ошибкам и простоям.

9. Запустите пилот

Начните с одного направления или маршрута, протестируйте процессы и только после этого масштабируйте решение.

Как «Логистика от Контур.Диадока» помогает перейти на ЭПД

Сервис «Логистика от Контур.Диадока» — это готовая экосистема для электронного документооборота в перевозках:

• аккредитация Минтранса и работа с ГИС ЭПД;
• мобильное приложение для водителей с офлайн-доступом;
• интеграция с 1С и SAP;
• шаблоны ЭПД по утвержденным форматам;
• бесплатный роуминг с другими операторами ЭДО;
• сопровождение на этапе внедрения и эксплуатации.

Вывод

Переход на ЭПД — это не техническая формальность, а стратегическое изменение логистических процессов. Компании, которые начнут подготовку заранее, смогут избежать штрафов, сбоев и экстренных доработок в 2026 году.